Erstellen in der Sage 100 (Menüfunktion Bearbeiten)

Grundlagen

Öffnen Sie in der Sage 100 den Dialog Bestellanforderung → Bearbeiten

Eine Bestellanforderung ist – ähnlich wie ein Beleg in der Warenwirtschaft – in einen Kopfbereich und die dazugehörigen Positionen gegliedert. Der Bildschirmdialog Bestellanforderungen bearbeiten ist daher als Master-Detail-Ansicht gestaltet.

Liste aller Bestellanforderungen

In dieser Übersicht werden alle Bestellanforderungen aufgelistet.

In der Spalte Status wird der jeweils niedrigste Status einer Position innerhalb der Anforderung dargestellt.

Sie können die Liste individuell konfigurieren:

Filter setzen (z. B. Banf-Nr., Artikel, Status, Lieferant)
Spalten ein- oder ausblenden
Datensätze nach einer oder mehreren Spalten sortieren

Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktionen finden Sie in der Sage Online-Hilfe

Markieren Sie eine Bestellanforderung, um deren Daten im Detailbereich anzuzeigen.

Felder der Bestellanforderung

Im Detailbereich werden die Daten der markierten Bestellanforderung in Registern angezeigt und thematisch gruppiert.

In den Registern werden die enthaltenen Informationen in einem ständig sichtbaren Hauptbereich sowie in einem ein- und ausblendbaren Detailbereich angezeigt. Den Detailbereich öffnen bzw. schließen Sie über die grüne Pfeilschaltfläche.

Über den Schraubenschlüssel im Dialogkopf rechts können Sie die Register individuell konfigurieren. Detaillierte Informationen hierzu und zur Bedienung finden Sie in der Sage Online-Hilfe.

Nachfolgend finden Sie eine (sich am Auslieferungszustand orientierende) Auflistung und Beschreibung aller zur Verfügung stehenden Felder.

Register “Beleg”

Bedarfsart

Diese können Sie in den Grundlagen einstellen.

Bedarfsgrund

Diese können Sie in den Grundlagen einstellen.

Kostenstelle / Kostenträger

Werden bei neuen Positionen automatisch übernommen. Fehlen Angaben, zieht das System die Werte aus dem Artikelstamm.

Projekt

Zuweisung eines Projektes über die Sage-100-Projektverwaltung.

Kostenstelle, Kostenträger und Projekt werden bei neuen Positionen automatisch übernommen. Fehlen sie, zieht das System die Werte aus dem Artikelstamm. Je nach Layout können diese Werte überschrieben werden, sodass unterschiedliche Szenarien flexibel abgebildet werden können (z. B. Anforderungen nach Projekt, Werk oder Kostenstelle).

Werk

Werke werden in den Grundlagen gepflegt.

Liefertermin

Gewünschtes Lieferdatum.

Gesamtpreis

Zeigt den Gesamtpreis aller in der ausgewählten Bestellanforderung enthaltenen Positionen.

Bemerkungen

Hier können Sie interne Hinweise zur Bestellanforderung erfassen.

Bemerkungen lassen sich auch komfortabel über das Kontextmenü erfassen.

Anlage-/Änderungsbenutzer, -datum

Systemseitig gefüllt, nicht änderbar.

Register “Positionen”

Im Register Positionen werden die einzelnen Artikel einer Bestellanforderung gepflegt.

Beim Anlegen einer neuen Position werden Standardwerte übernommen:
- Lieferant – Hauptlieferant oder zuletzt verwendeter Lieferant (je nach Einstellung).
- Kostenstelle / Kostenträger – falls im Belegkopf leer, aus Artikelstamm.
- Liefertermin / Projekt / Werk – aus dem Belegkopf.
- Weitere Daten – aus dem Artikelstamm.
Wird nachträglich eine Artikelnummer in einer bestehenden Position eingetragen, werden keine Daten aus dem Artikelstamm übernommen (gilt für Positionen, die zunächst ohne Artikelnummer erfasst wurden).
Bei Lieferantenwechsel oder Lieferantenvergleich werden die Einkaufsdaten überschrieben.

Im Detailbereich einer Position sind zusätzliche Informationen zum Artikel sichtbar.

Funktionen

Über die Menüschaltfläche (☰) im Register Positionen finden Sie weiterführende Funktionen mit Bezug zur aktuellen Position.

Neu / Löschen

Position hinzufügen oder entfernen.

Prüfprozess starten

Hierüber können die ausgewählte(n) Position(en) mit dem Status “Neu” in den Prüfprozess übergeben werden. Beim Starten des Prüfprozesses wird für jede Position der Dialog Prüfprozess starten geöffnet, in dem weitere Prüfer hinzugefügt oder bestehende Prüfer entfernt werden können.

Die Anzeige des Dialogs Prüfprozess starten kann in den Grundlagen deaktiviert werden, sodass der Prozess anhand der hinterlegten Regeln automatisch startet.

In den Grundlagen lassen sich Bedingungen für das Überspringen des Prüfprozesses definieren. Somit kann eine Anforderung sofort freigegeben werden (z.B. Anforderungen < EUR 1,00 sofort freigeben etc.).

Prüfprozess abbrechen

Hiermit wird der Prüfprozess für die ausgewählte(n) Position(en) mit dem Status „Prüfung“ abgebrochen. Der Status Abgebrochen wird gesetzt. Dabei muss zwingend ein Grund und/oder eine Bemerkung notiert werden.

In den Grundlagen können die Gründe für den Abbruch des Prüfprozesses definiert werden.

Abgebrochene Positionen lassen sich (einzeln) löschen.

Nach dem Abbruch des Prüfprozesses können die abgebrochenen Positionen erneut über das Kontextmenü Prüfprozess starten in den Prüfprozess geschickt werden.

Kopieren

Kopiert die ausgewählte Position und fügt diese der ausgewählten Bestellanforerung als neue Position hinzu.

Reaktivieren

Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Position von einer Prüfstelle abgelehnt wurde. In diesem Fall wird die Position in den Status Neu versetzt. Somit muss der Prüfprozess neu gestartet werden.

Auf erfüllt setzen

Auf nicht erfüllt setzen

Dokumente

Öffnet den Dialog Dokumente zur selektierten Position. Hier können beliebige Dokumente verknüpft werden. Diese werden bis zur Erstellung der Bestellung automatisch mitgeführt und anschließend – gemäß den Grundlageneinstellungen – archiviert.

Nachricht senden

Hierüber können Sie eine E-Mail senden. Im aufgerufenen Editor können Sie den Text erfassen und dabei die zur Verfügung stehenden Platzhalter verwenden. Über die Checkbox können Sie die Dokumente der Position an die E-Mail anhängen. Die Nachricht wird serverseitig versendet.

Bemerkungen

Zu einer Position können jederzeit Bemerkungen hinzugefügt werden. Im Dialog Bemerkungen können Sie über die Schaltfläche Zeitstempel an der Cursorposition das Datum, die Uhrzeit und den Benutzer einfügen.

Prüfer & Historie

Öffnet den Dialog Prüfer & Historie. Dort können Sie die bereits erfolgten Prozesschritte zur ausgewählten Position einsehen.

Artikel bearbeiten

Öffnet den ausgewählten Artikel im Sage 100 Artikelstamm.

Dispobestand

Öffnet den Sage 100 Dialog Dispobestand zum ausgewählten Artikel.

Lagerbestand

Öffnet den Sage 100 Dialog Bestandsauskunft zum ausgewählten Artikel.

Artikelauskunft

Öffnet den Sage 100 Dialog Artikelauskunft Einkauf zum ausgewählten Artikel.

Lieferantenpreis- und Rabattauskunft

Öffnet den Sage 100 Dialog Preis- und Rabattauskunft Artikel / Lieferant zum ausgewählten Artikel.

Sammelmappe

Öffnet den Sage 100 Dialog Sammelmappe zum ausgewählten Artikel.

Ressourcenliste bearbeiten

Öffnet den Sage 100 Dialog Ressourcenliste bearbeiten zum ausgewählten Artikel.

Lieferant bearbeiten

Öffnet den Sage 100 Dialog Lieferant des zugeordneten Lieferanten des ausgewählten Artikels.

Belegauskunft

Öffnet den Sage 100 Dialog Belegauskunft Einkauf des ausgewählten Artikels.

Lieferantenauskunft

Öffnet den Sage 100 Dialog Lieferantenauskunft des zugeordneten Lieferanten des ausgewählten Artikels.

Kreditauskunft

Öffnet den Sage 100 Dialog Kreditauskunft des zugeordneten Lieferanten des ausgewählten Artikels.

Register “Historie”

Im Register Historie wird der gesamte Verlauf der Prozessschritte für die jeweilige Bestellanforderung angezeigt.

Funktionen der Bestellanforderung

Über die oben links platzierte Menüschaltfläche (☰) können Sie verschiedene Funktionen aufrufen. Die meisten liefern Informationen oder ermöglichen Aktionen zur ausgewählten Bestellanforderung.

Neu

Hierüber legen Sie eine neue Bestellanforderung an.

Löschen

Löscht die aktuelle Bestellanforderung.

Prüfprozess starten

Alle Positionen der Bestellanforderung werden in den Prüfprozess übergeben. Standardmäßig öffnet sich dabei ein Dialog, in dem Prüfer hinzugefügt oder entfernt werden können.

Die Funktion ist nur dann aktiv, wenn mindestens eine Position den Status „Neu“ hat.

Die Anzeige des Dialogs Prüfprozess starten kann in den Grundlagen deaktiviert werden, sodass der Prozess anhand der hinterlegten Regeln automatisch startet.

In den Grundlagen lassen sich Bedingungen für das Überspringen des Prüfprozesses definieren. Somit kann eine Anforderung sofort freigegeben werden (z.B. Anforderungen < EUR 1,00 sofort freigeben etc.).

Prüfprozess abbrechen

Bricht alle Positionen im Status Prüfung ab und setzt sie auf Abgebrochen. Dabei muss zwingend ein Grund und/oder Bemerkung erfasst werden. Abgebrochene Positionen können entweder einzeln gelöscht oder erneut in den Prüfprozess übergeben werden.

Benutzen Sie diese Funktion, wenn Sie feststellen, dass der gesamte BANF-Beleg falsch erfasst wurde.

Kopieren

Erstellt eine Kopie einer Bestellanforderung mit allen Informationen. Der neue Beleg erhält den Status Neu.

Benutzen Sie diese Funktion, wenn Sie z.B. wiederkehrende Bestellanforderungen, wie z.B. Ausstattung eines neuen Arbeitsplatzes, haben.

Reaktivieren

Die Position wird auf Neu gesetzt und kann erneut in den Prüfprozess übergeben werden.

Nur aktiv, wenn eine Position abgelehnt wurde.

Sperren

Wird diese Funktion ausgeführt, ist eine Bearbeitung der Bestellanforderung nicht mehr möglich. Automatische Statusänderungen (z. B. durch Prüfen) sind jedoch weiterhin möglich.

Benutzen Sie diese Funktion, wenn z.B. eine zeitlich begrenzte Anforderung ausläuft.

Entsperren

Hiermit wird das Sperrkennzeichen aufgehoben.

Positionsanlage sperren / entsperren

Verhindert bzw. erlaubt das Anlegen neuer Positionen.

Dokumente

Öffnet den Dialog Dokumente zur aktuellen Bestellanforderung. Hier können beliebige Dokumente verknüpft werden. Diese werden bis zur Erstellung der Bestellung automatisch mitgeführt und anschließend – gemäß den Grundlageneinstellungen – archiviert.

Nachricht senden

Versendet eine E-Mail. Im Editor können Texte mit Platzhaltern erfasst werden; optional lassen sich die verknüpften Dokumente anhängen. Der Versand erfolgt serverseitig.

Bemerkungen

Erlaubt das Einsehen und Hinzufügen von Notizen. Über die Schaltfläche Zeitstempel können Datum, Uhrzeit und Benutzer eingefügt werden.

Listendruck/-export

Hierüber können Sie die Liste drucken bzw. exportieren.