Rechnungen prüfen & freigeben
Erstelldatum: | Letzte Aktualisierung: | Diese Hilfe ist für die Softfolio e-Invoice Version V1.3.
Nachfolgend kannst Du zu den jeweiligen Punkten navigieren:
Rechnungen prüfen & freigeben
Dialogkopf (Menüband)
Speichern und Aktualisieren
Reklamieren
Abbrechen
Freigeben
Weiterleiten
Abschließen
E-Mail, Drucker und Hilfe
Rechnungen prüfen und freigeben
Für den Zugriff ist es erforderlich, dass der angemeldete User als Prüfbeteiligte mit der Rolle prüfen & freigeben angelegt ist.
Mit Ausnahme des Dialogkopfes (Menüleiste) entspricht der Aufbau dieses Dialoges 1:1 dem Dialog Rechnungen erfassen. In der Liste werden ausschließlich Rechnungen angezeigt, die den Status „reklamiert“ oder „zu prüfen“ haben und bei denen der aktuelle Prüfer dem angemeldeten Sage 100 User entspricht. Hat der Anwender auch die Rolle abschließen zugeordnet, sind in der Liste zudem auch Rechnungen mit dem Status “Freigegeben” ersichtlich.
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Dialogkopf (Menüband)
Im Auslieferungszustand findest Du hier folgende Schaltflächen:
Zurück zum Start
Speicher und Aktualisieren
Nachfolgend die Beschreibung der Funktionen:
Speichern
Speichert die aktuellen Änderungen.
Aktualisieren
Aktualisiert den gesamten Dialog.
Zurück zum Start
Reklamieren
Nachfolgend die Beschreibung der Funktionen:
Reklamieren
Damit kann man den ausgewählten Beleg reklamieren.
Es öffnet sich folgender Dialog:
Zurück zum Start
Im Feld Prüfer kann ein Prüfbeteiligter ausgewählt werden. Im Feld Memo kann ein interner Hinweistext vermerkt werden.
Über die Schaltfläche “Timestamp einfügen” wird in das Memofeld das aktuelle Datum, Uhrzeit und aktuell angemeldete Benutzer im folgenden Format eingefügt: [DD.MM.YYYY hh:mm:ss User].
Durch die Funktion „Starten“ wird die Rechnung an den ausgewählten Prüfer übergeben und die Rechnung erhält den Status „reklamiert“.
Sollte sich der Beleg in einer Prüfregel befinden und Du reklamierst diesen Beleg an einen Prüfer außerhalb der Prüfregel, wird Dir ein Dialog angezeigt, in diesem Du auswählen kannst, ob die Prüfregel abgebrochen werden soll – oder weitergeführt werden soll.
Abbrechen
Nachfolgend die Beschreibung der Funktionen:
Abbrechen
Bricht den Prüfprozess des Beleges ab und verschiebt diesen wieder in Rechnungen erfassen.
Beim Klick auf Abbrechen wird folgende Meldung angezeigt.
Zurück zum Start
Freigeben
Nachfolgend die Beschreibung der Funktionen:
Im Feld Prüfer kann ein weiterer Prüfbeteiligter mit der Rolle prüfen & freigeben ausgewählt werden (mehrstufiger Prüf- und Freigabeprozess).
Im Feld Memo kann ein interner Hinweistext vermerkt werden.
Über die Schaltfläche “Timestamp einfügen” wird in das Memofeld das aktuelle Datum, Uhrzeit und aktuell angemeldete Benutzer im folgenden Format eingefügt:
[DD.MM.YYYY hh:mm:ss User]. Durch die Funktion „Starten“ wird die Rechnung an den ausgewählten Prüfer übergeben und die Rechnung erhält den Status „geprüft“.
Weiterleiten
Nachfolgend die Beschreibung der Funktionen:
Im Feld Prüfer kann ein mit der Rolle prüfen & freigeben ausgewählt werden. Im Feld Memo kann ein interner Hinweistext vermerkt werden.
Über die Schaltfläche “Timestamp einfügen” wird in das Memofeld das aktuelle Datum, Uhrzeit und aktuell angemeldete Benutzer im folgenden Format eingefügt: [DD.MM.YYYY hh:mm:ss User]. Durch die Funktion „Starten“ wird die Rechnung an den ausgewählten Prüfer übergeben. Der Status des Beleges bleibt dabei unverändert.
Sollte sich der Beleg in einer Prüfregel befinden und Du reklamierst diesen Beleg an einen Prüfer außerhalb der Prüfregel, wird Dir ein Dialog angezeigt, in diesem Du auswählen kannst, ob die Prüfregel abgebrochen werden soll – oder weitergeführt werden soll.
Abschließen
Nachfolgend die Beschreibung der Funktion:
Abschließen
Der Menüeintrag ist nur ersichtlich, wenn der angemeldete User als Prüfbeteiligter mit der Rolle Abschließen angelegt wurde.
Die Funktion erzeugt die Eingangsrechnung innerhalb der Sage 100.
Sofern der Beleg erfolgreich erstellt werden konnte, erscheint nachfolgende Hinweismeldung:
Zurück zum Start
Sollte der Beleg aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Daten nicht erstellt werden können, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.
Beispielsweise, wenn es rechnerische Differenzen zwischen Belegkopf und Positionen gibt:
E-Mail, Drucker und Hilfe
Nachfolgend die Beschreibung der Funktionen:
Sofern ein E-Mail-Client installiert und geöffnet ist, wird eine E-Mail erzeugt, wo sich das Dokument im Anhang befindet.
Ermöglicht das Drucken, des ausgewählten Dokument.
Hilfe
Öffnet die Softfolio e-Invoice Help-Page mit dem hinterlegten Standardbrowser.
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