Kopfdaten (Erfassungsdialog)
Erstelldatum: | Letzte Aktualisierung: | Diese Hilfe ist für die Softfolio e-Invoice Version V1.3.
Nachfolgend kannst Du zu den jeweiligen Feldern navigieren:
Kopfdaten
Hier können zu der ausgewählten Rechnung entsprechende Informationen erfasst werden.
Bitte beachte, dass im neuen Layout nicht jedes Feld eingeblendet ist ( ). Bitte beachte ebenfalls, dass die Felder Memo und Buchungstext umbenannt wurden.
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Belegart
Hier kann die Belegart ausgewählt werden.
Es stehen hierbei Gutschrift, Rechnung, Sofortrechnung und Stornorechnung zur Auswahl. Sofern eine Eingangsrechnung mehreren Einkaufsvorgängen zugeordnet wird, wird die Belegart automatisch zu einer Sammelrechnung.
Sollte die Rechnung keinem Vorgang zugewiesen sein, wird diese automatisch zu einer Direktrechnung geändert.
Ist die Belegart nicht gefüllt, wird dies mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet und das Abschließen wird verhindert:
Bitte Belegart angeben
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Lieferant
In diesem Feld kannst Du über die Schaltfläche 
den Lieferanten der Eingangsrechnung/Gutschrift wählen.
Über die Schaltfläche 
kannst Du in den Lieferantenstamm zu dem gewählten Lieferanten springen.
Wird in diesem Feld ein Einmallieferant ausgewählt, wird über die Funktion 
ersichtlich. Damit kannst Du eine neue Adresse mit Bankverbindungen zum Einmallieferant anlegen:
Ein Einmallieferant bzw. einer Einmaladresse ist eine spezielle Adresse, mit der sich eine unnötige Aufblähung des Kontokorrentkontenbestandes vermeiden lässt. Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich hierbei um einmalige Lieferanten, mit denen sonst keine weitere Handelsbeziehungen bestehen. Beim Erstellen eines Belegs mit einem Einmallieferanten wird jeweils die konkrete Adresse des neuen Lieferanten erfasst. Bei der Übergabe ans Rechnungswesen wird anhand dieser Adressdaten automatisch ein neuer Adressdatensatz - ohne Kontokorrent - im Adressstamm angelegt. So kann später, falls sich eine längere Geschäftsbeziehung entwickelt in der Adresse ein Lieferantenkonto hinzugefügt werden.
Um einen Einmallieferanten anzulegen, wird im Adressstamm der Matchcode Einmallieferant und im Register Kontokorrent eine Lieferantennummer vergeben. Über die Schaltfläche Bearbeiten muss dann in den Lieferantendetails die Sonderfunktion Einmalvorgänge ausgewählt werden.
Das 
ermöglicht Dir, die Vorgangsauswahl zu dem Lieferanten zu öffnen.
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Matchcode
In diesem Feld wird der Matchcode des ausgewählten Lieferanten angezeigt.
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Land
In diesem Feld wird das Land des ausgewählten Lieferanten angezeigt.
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IBAN
In diesem Feld wird die IBAN des ausgewählten Lieferanten angezeigt. Sofern die eingegebene bzw. erkannte IBAN von den Stammdaten abweicht, wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:
Die angegebene IBAN weicht von der hinterlegten IBAN aus dem Lieferantenstamm ab
Über die Schaltfläche kannst Du direkt innerhalb der e-Invoice eine neue Bankverbindung angelegt bzw. eine bereits vorhandene bearbeitet oder gelöscht werden. Es öffnet sich das aus den Stammdaten bekannte Fenster der Bankverbindungen:
Mit der Schaltfläche 
wird der Feldinhalt mit der im Lieferantenstamm hinterlegten IBAN überschrieben.
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Zahlungskonditionen
In diesem Feld werden, die im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten hinterlegten Zahlungskonditionen angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.
Über das lässt sich eine individuelle Zahlungskondition anlegen.
Diese wird in dem Feld mit <Individuell> angezeigt.
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Kostenstelle
In diesem Feld wird, die im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegten Kostenstelle angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.
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Kostenträger
In diesem Feld wird der, im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte Kostenträger angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.
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USt-IdNr.
In diesem Feld wird die, im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte USt-IdNr. angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.
Über die Schaltfläche kann direkt innerhalb der e-Invoice eine neue USt-IdNr. angelegt bzw. eine bereits vorhandene bearbeitet oder gelöscht werden.
Unterscheidet sich dabei der Feldinhalt von der im Lieferantenstamm hinterlegten USt-IdNr., wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:
Die angegebene USt-IdNr. weicht von der hinterlegten USt-IdNr. aus dem Lieferantenstamm ab
Mit einem Klick auf öffnet sich das folgende Fenster:
Hier siehst Du im Feld Aktuelle USt-IdNr. die Nummer, die momentan in den Stammdaten hinterlegt ist. Im Feld Neue USt-IdNr. siehst Du die Nummer, die du in das Feld USt-IdNr. eingegeben und mit Klick auf Nummer ersetzen in die Stammdaten überträgst. Bei deutschen Nummern wird das Länderkürzel nicht benötigt, bei ausländischen Nummern muss das dementsprechende Länderkürzel ausgewählt werden.
Entspricht dabei der Feldinhalt bereits der USt-IdNr. des Lieferantenstamms, so erhältst Du nach Klick auf folgende Meldung:
Mit der Schaltfläche wird der Feldinhalt mit der im Lieferantenstamm hinterlegten USt-IdNr. überschrieben.
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Bestellnummer
Hier kann die Nummer der für die Eingangsrechnung zugrundeliegende Bestellung eingegeben werden (sofern es sich um eine Rechnung mit Bestellbezug handelt).
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Vorgänge
Hier werden die zugeordnete Sage 100 Einkaufsvorgänge (Vorgangsnummern) angezeigt.
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Lieferschein
Hier kannst Du den EK-Lieferschein eintragen bzw. wenn in dem Vorgängerbeleg bereits einer eingetragen wurde, wird dieser mit übernommen.
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Vorgangsmatchcode
Hier kannst Du den Vorgangsmatchcode eintragen bzw. bearbeiten (sofern im Vorgang einer vorhanden ist).
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Ihr Zeichen
Im Feld „Ihr Zeichen“ kannst Du das Kennzeichen eines Referenzbelegs eintragen.
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Währung
In diesem Feld wird, die im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte Währung angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.
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Kommentare (ehem. Memo)
Hier kannst Du zusätzliche interne Informationen zu einer Eingangsrechnung erfassen.
Dieses Feld wird mit dem Memo aus der Prüfung starten-Maske synchronisiert.
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Priorität
In diesem Feld wird die Priorität der Rechnung angezeigt. Als Vorgabewert wird dabei immer die als Standard definierte Priorität verwendet.
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Eingangsdatum
Hier kann das Eingangsdatum der Rechnung erfasst werden. Dieses Datum hat rein informativen Charakter.
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Anlage-Benutzer
Hier wird der Benutzer angezeigt, der die Eingangsrechnung initial erfasst hat. Sofern die Rechnung über die Belegerkennung hinzugefügt wurde, wird als Benutzer Belegerkennung angezeigt.
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Prüfer
Hier wird der aktuell zugeordnete Prüfer angezeigt. Rechnungen im Status „Neu“ haben aktuell keinen Prüfer und werden mit Belegerkennung gekennzeichnet.
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Belegnummer
Hier kann die Belegnummer der Eingangsrechnung erfasst werden.
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Belegmatchcode (ehem. Buchungstext)
Hier kannst Du den Belegmatchcode eintragen bzw. bearbeiten (sofern im Beleg einer vorhanden ist).
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Belegdatum
Hier kann das Datum der Eingangsrechnung erfasst werden.
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Leistungsdatum
Hier kann das Leistungsdatum* der Eingangsrechnung erfasst werden.
*Diese Option wird erst aktiv, sobald das Zusatzmodul Leistungsdatum gekauft und eingerichtet wurde.
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Valutadatum
Hier kann das Valutadatum der Eingangsrechnung erfasst werden. Das Valutadatum entspricht initial immer dem Belegdatum und wird bei einer Änderung des Belegdatums automatisch aktualisiert.
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Fälligkeitsdatum
Hier wird das errechnete Fälligkeitsdatum angezeigt. Das Fälligkeitsdatum wird dabei wie folgt berechnet: Valutadatum + Nettotage der Zahlungskondition.
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Buchungskreis
Hier kannst Du den jeweiligen Buchungskreis auswählen.
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Besteuerungsart
In diesem Feld wird, die im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte Besteuerungsart angezeigt. Der Inhalt kann dabei vom Benutzer übersteuert werden.
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Preiskennzeichen
In diesem Feld wird, das im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte Preiskennzeichen angezeigt. Der Inhalt kann dabei vom Benutzer übersteuert werden.
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Nettobetrag
Hier wird der Nettobetrag der Rechnung angezeigt und kann vom Benutzer geändert werden. Das Feld wird durch den Nettobetrag in den Kalkulatorischen Summen plausibilisiert. Sofern es hier zu Inkonsistenzen kommt, wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:
Bitte beachten Sie, dass der Nettobetrag des Beleges um {Abweichung} vom kalkulatorischen Nettobetrag abweicht.
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Steuerbetrag
Hier wird der Steuerbetrag der Rechnung angezeigt und kann vom Benutzer geändert werden. Das Feld wird durch den Steuerbetrag in den Kalkulatorischen Summen plausibilisiert. Sofern es hier zu Inkonsistenzen kommt, wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:
Bitte beachten Sie, dass der Steuerbetrag des Beleges um {Abweichung} vom kalkulatorischen Steuerbetrag abweicht.
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Bruttobetrag
Der Bruttobetrag wird automatisch berechnet (Nettobetrag + Steuerbetrag) und hier angezeigt. Das Feld wird durch den Nettobetrag + Steuerbetrag der Gesamtsummen plausibilisiert.
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Abweichender Buchungstext
Hier wird der abweichende Buchungstext eingetragen.
Die maximale Zeichenlänge beträgt 255 Zeichen. Wird die Zeichenlänge überschritten, wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der Nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:
Text ist zu lang! Maximale Länge: 255 Zeichen, Aktuelle Länge: [beliebige Zahl]