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Kopfdaten (Erfassungsdialog)

Erstelldatum: | Letzte Aktualisierung: | Diese Hilfe ist für die Softfolio e-Invoice Version V2.0.

Kopfdaten

Hier können zu der ausgewählten Rechnung entsprechende Informationen erfasst werden.

Bitte beachte, dass im neuen Layout nicht jedes Feld eingeblendet ist.

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Belegart

Hier kann die Belegart ausgewählt werden.

Es stehen hierbei Gutschrift, Rechnung, Sofortrechnung und Stornorechnung zur Auswahl. Sofern eine Eingangsrechnung mehreren Einkaufsvorgängen zugeordnet wird, wird die Belegart automatisch zu einer Sammelrechnung.

Sollte die Rechnung keinem Vorgang zugewiesen sein, wird diese automatisch zu einer Direktrechnung geändert.

Ist die Belegart nicht gefüllt, wird dies mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet und das Abschließen wird verhindert:

Bitte Belegart angeben


Belegnummer

Hier kann die Belegnummer der Eingangsrechnung erfasst werden. Über die Schaltfläche image-20250212-074008.png öffnet sich folgendes Fenster:

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Hier kann analog zum Sage Rechnungswesen der OP Status in Klärung und/oder ein OP Memo vergeben werden. Über die Schaltfläche … neben dem Memo kann ein Zeitstempel mit Benutzername gesetzt werden. Damit wird der OP zwar gebucht, aber beim Zahlungsvorschlag angezeigt, dass der OP noch nicht zu zahlen ist, da dieser sich noch in Klärung befindet. Die Spalte “Klärung” und “Memo” finden sich an diversen Stelle im Rechnungswesen wieder: Zahlungen vorschlagen, OP Auskunft, Buchungserfassung.

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Wurde ein der Status auf “Ja” und/oder ein Memo hinterlegt, so erscheint ein Info Symbol (Info) neben der Belegnummer:

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Belegmatchcode (ehem. Buchungstext)

Hier kannst Du den Belegmatchcode eintragen bzw. bearbeiten (sofern im Beleg einer vorhanden ist).


Lieferant

In diesem Feld kannst Du über die Schaltfläche vmware_NwZKJFyfvV-20240502-063205.png den Lieferanten der Eingangsrechnung/Gutschrift wählen.

Über die Schaltfläche vmware_2P81kDbgZj-20240502-063956.png kannst Du in den Lieferantenstamm zu dem gewählten Lieferanten springen.

Wird in diesem Feld ein Einmallieferant ausgewählt, wird über vmware_2P81kDbgZj-20240502-063956.png die Funktion vmware_nQViWPkPnm-20240502-072455.png ersichtlich. Damit kannst Du eine neue Adresse mit Bankverbindungen zum Einmallieferant anlegen:

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Was ist ein Einmallieferant und wie wird dieser angelegt?

Ein Einmallieferant bzw. einer Einmaladresse ist eine spezielle Adresse, mit der sich eine unnötige Aufblähung des Kontokorrentkontenbestandes vermeiden lässt. Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich hierbei um einmalige Lieferanten, mit denen sonst keine weitere Handelsbeziehungen bestehen. Beim Erstellen eines Belegs mit einem Einmallieferanten wird jeweils die konkrete Adresse des neuen Lieferanten erfasst. Bei der Übergabe ans Rechnungswesen wird anhand dieser Adressdaten automatisch ein neuer Adressdatensatz - ohne Kontokorrent - im Adressstamm angelegt. So kann später, falls sich eine längere Geschäftsbeziehung entwickelt in der Adresse ein Lieferantenkonto hinzugefügt werden.

Um einen Einmallieferanten anzulegen, wird im Adressstamm der Matchcode Einmallieferant und im Register Kontokorrent eine Lieferantennummer vergeben. Über die Schaltfläche Bearbeiten muss dann in den Lieferantendetails die Sonderfunktion Einmalvorgänge ausgewählt werden.

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Das vmware_DQn8cj7buB-20240502-063846.png ermöglicht Dir, die Vorgangsauswahl zu dem Lieferanten zu öffnen.


Matchcode

In diesem Feld wird der Matchcode des ausgewählten Lieferanten angezeigt.


IBAN

In diesem Feld wird die IBAN des ausgewählten Lieferanten angezeigt. Sofern die eingegebene bzw. erkannte IBAN von den Stammdaten abweicht, wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:

Die angegebene IBAN weicht von der hinterlegten IBAN aus dem Lieferantenstamm ab

Über die Schaltfläche vmware_2P81kDbgZj-20240502-063956.png kannst Du direkt innerhalb der e-Invoice eine neue Bankverbindung angelegt bzw. eine bereits vorhandene bearbeitet oder gelöscht werden. Es öffnet sich das aus den Stammdaten bekannte Fenster der Bankverbindungen:

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Mit der Schaltfläche image-20240502-062316.png wird der Feldinhalt mit der im Lieferantenstamm hinterlegten IBAN überschrieben.


Zahlungskonditionen

In diesem Feld werden, die im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten hinterlegten Zahlungskonditionen angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.

Über das vmware_DQn8cj7buB-20240502-063846.png lässt sich eine individuelle Zahlungskondition anlegen. Diese wird in dem Feld mit <Individuell> angezeigt.


USt-IdNr.

In diesem Feld wird die, im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte USt-IdNr. angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.

Über die Schaltfläche vmware_2P81kDbgZj-20240502-063956.png kann direkt innerhalb der e-Invoice eine neue USt-IdNr. angelegt bzw. eine bereits vorhandene bearbeitet oder gelöscht werden.

Unterscheidet sich dabei der Feldinhalt von der im Lieferantenstamm hinterlegten USt-IdNr., wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:

Die angegebene USt-IdNr. weicht von der hinterlegten USt-IdNr. aus dem Lieferantenstamm ab

Mit einem Klick auf vmware_2P81kDbgZj-20240502-063956.png öffnet sich das folgende Fenster:

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Hier siehst Du im Feld Aktuelle USt-IdNr. die Nummer, die momentan in den Stammdaten hinterlegt ist. Im Feld Neue USt-IdNr. siehst Du die Nummer, die du in das Feld USt-IdNr. eingegeben und mit Klick auf Nummer ersetzen in die Stammdaten überträgst. Bei deutschen Nummern wird das Länderkürzel nicht benötigt, bei ausländischen Nummern muss das dementsprechende Länderkürzel ausgewählt werden.

Entspricht dabei der Feldinhalt bereits der USt-IdNr. des Lieferantenstamms, so erhältst Du nach Klick auf vmware_2P81kDbgZj-20240502-063956.png folgende Meldung:

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Mit der Schaltfläche image-20240502-062316.png wird der Feldinhalt mit der im Lieferantenstamm hinterlegten USt-IdNr. überschrieben.


Vorgänge

Hier werden die zugeordnete Sage 100 Einkaufsvorgänge (Vorgangsnummern) angezeigt.


Abweichender Buchungstext

Hier wird der abweichende Buchungstext eingetragen.

Die maximale Zeichenlänge beträgt 255 Zeichen. Wird die Zeichenlänge überschritten, wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der Nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:

Text ist zu lang! Maximale Länge: 255 Zeichen, Aktuelle Länge: [beliebige Zahl]


Eingangsdatum

Hier kann das Eingangsdatum der Rechnung erfasst werden. Dieses Datum hat rein informativen Charakter.


Belegdatum

Hier kann das Datum der Eingangsrechnung erfasst werden.


Valutadatum

Hier kann das Valutadatum der Eingangsrechnung erfasst werden. Das Valutadatum entspricht initial immer dem Belegdatum und wird bei einer Änderung des Belegdatums automatisch aktualisiert.


Währung

In diesem Feld wird, die im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte Währung angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.


Besteuerungsart

In diesem Feld wird, die im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte Besteuerungsart angezeigt. Der Inhalt kann dabei vom Benutzer übersteuert werden.


Preiskennzeichen

In diesem Feld wird, das im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte Preiskennzeichen angezeigt. Der Inhalt kann dabei vom Benutzer übersteuert werden.


Nettobetrag

Hier wird der Nettobetrag der Rechnung angezeigt und kann vom Benutzer geändert werden. Das Feld wird durch den Nettobetrag in den Kalkulatorischen Summen plausibilisiert. Sofern es hier zu Inkonsistenzen kommt, wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:

Bitte beachten Sie, dass der Nettobetrag des Beleges um {Abweichung} vom kalkulatorischen Nettobetrag abweicht.


Steuerbetrag

Hier wird der Steuerbetrag der Rechnung angezeigt und kann vom Benutzer geändert werden. Das Feld wird durch den Steuerbetrag in den Kalkulatorischen Summen plausibilisiert. Sofern es hier zu Inkonsistenzen kommt, wird dies mit einem entsprechendem Symbol und der nachfolgenden Meldung gekennzeichnet:

Bitte beachten Sie, dass der Steuerbetrag des Beleges um {Abweichung} vom kalkulatorischen Steuerbetrag abweicht.


Bruttobetrag

Der Bruttobetrag wird automatisch berechnet (Nettobetrag + Steuerbetrag) und hier angezeigt. Das Feld wird durch den Nettobetrag + Steuerbetrag der Gesamtsummen plausibilisiert.


Kommentare (ehem. Memo)

Hier kannst Du zusätzliche interne Informationen zu einer Eingangsrechnung erfassen.

Dieses Feld wird mit dem Memo aus der Prüfung starten-Maske synchronisiert.


Priorität

In diesem Feld wird die Priorität der Rechnung angezeigt. Als Vorgabewert wird dabei immer die als Standard definierte Priorität verwendet.


Anlage-Benutzer

Hier wird der Benutzer angezeigt, der die Eingangsrechnung initial erfasst hat. Sofern die Rechnung über die Belegerkennung hinzugefügt wurde, wird als Benutzer Belegerkennung angezeigt.


Prüfer

Hier wird der aktuell zugeordnete Prüfer angezeigt. Rechnungen im Status „Neu“ haben aktuell keinen Prüfer und werden mit Belegerkennung gekennzeichnet.


Leistungsdatum

Hier kann das Leistungsdatum* der Eingangsrechnung erfasst werden.

*Diese Option wird erst aktiv, sobald das Zusatzmodul Leistungsdatum gekauft und eingerichtet wurde.


Fälligkeitsdatum

Hier wird das errechnete Fälligkeitsdatum angezeigt. Das Fälligkeitsdatum wird dabei wie folgt berechnet: Valutadatum + Nettotage der Zahlungskondition.


Buchungskreis

Hier kannst Du den jeweiligen Buchungskreis auswählen.


Land

In diesem Feld wird das Land des ausgewählten Lieferanten angezeigt.


Kostenstelle

In diesem Feld wird, die im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegten Kostenstelle angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.


Kostenträger

In diesem Feld wird der, im Stammdatensatz des ausgewählten Lieferanten, hinterlegte Kostenträger angezeigt. Der Inhalt kann vom Benutzer übersteuert werden.


Bestellnummer

Hier kann die Nummer der für die Eingangsrechnung zugrundeliegende Bestellung eingegeben werden (sofern es sich um eine Rechnung mit Bestellbezug handelt).


Lieferschein

Hier kannst Du den EK-Lieferschein eintragen bzw. wenn in dem Vorgängerbeleg bereits einer eingetragen wurde, wird dieser mit übernommen.


Vorgangsmatchcode

Hier kannst Du den Vorgangsmatchcode eintragen bzw. bearbeiten (sofern im Vorgang einer vorhanden ist).


Ihr Zeichen

Im Feld „Ihr Zeichen“ kannst Du das Kennzeichen eines Referenzbelegs eintragen.


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