Einstellungen im Softfolio Cockpit

Sofern ein Gmail Postfach verwendet wird, muss hier nicht das Anmeldepasswort, sondern das App-Passwort (welches Sie unter Google-Konto → Sicherheit → App-Passwort definieren können) eingetragen werden!

SMTP Server

Trage hier die SMTP-Daten Deines Postausgangsservers ein.

Port

SMTP verwendet in der Regel Port 25, neuere Server verwenden zudem Port 587, um Spam-Mails zu verhindern.

Timeout

Hier kannst Du die Servertimeout-Einstellungen verändern (Zeitdauer in Millisekunden, nach der eine Antwort des SMTP-Servers erwartet wird, bevor ein Timeout-Fehler erzeugt wird)

Benutzer

Insbesondere SMTP-Server, die über das Internet erreichbar sind, erfordern eine Anmeldung (SMTP Authentication). Gib hier die zu verwendenden Zugangsdaten ein.

Passwort

Insbesondere SMTP-Server, die über das Internet erreichbar sind, erfordern eine Anmeldung (SMTP Authentication). Gib hier die zu verwendenden Zugangsdaten ein.

Anzeigename

Den Anzeigenamen für die E-Mail kannst Du frei wählen – im Optimalfall lässt sich aus dem Anzeigenamen erkennen, dass die E-Mail von Softfolio e-Invoice gesendet wurde.

Absenderadresse

Trage hier die E-Mail-Adresse ein, mit der die E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden sollen.

Empfängeradresse

Trage hier die E-Mail-Adresse ein, die als Empfängeradresse verwendet werden soll, sofern beim Benutzer keine E-Mail-Adresse vorhanden ist.

BCC

Wenn Du einen festen Empfänger in Kopie nehmen willst, dann trage hier bitte die E-Mail-Adresse ein.

E-Mail Benachrichtigung testen

Trage die Benachrichtigungseinstellungen ein und teste anschließend, ob Du von Deinem Gerät aus eine Benachrichtigung versenden kannst.

Prozess

Die E-Mail-Benachrichtigung greift bei den Prozessen „Prüfung starten“ und „Weiterleitung“. Du kannst hier den Prozess auswählen und die nachfolgenden Einstellungen vornehmen:

Betreff

Hier kannst Du einen individuellen Betreff je Prozess definieren.

Inhalt

Hier kannst Du einen individuellen Inhalt je Prozess definieren. Du kannst dabei auf beliebige Platzhalter von Softfolio e-Invoice zurückgreifen. Diese können mit {Name des Platzhalters} angesprochen werden – z. B. {Belegdatum}, um das Belegdatum in der E-Mail mitzuversenden.

DB-Feld Platzhalter

Hier kannst Du individuell Felder in den Inhalt einfügen, welche später durch die Werte des Beleges ersetzt werden.

API URL

Hier musst Du die URL zur API der Erkennungskomponente eintragen.

API-Key

Hier musst Du den API-Key zur Erkennungskomponente eintragen.

Inbox Pfad

Hier kann der Pfad zur Inbox hinterlegt werden.

Work Pfad

Hier kann der Pfad zum Work-Ordner hinterlegt werden.

Archiv Pfad

Hier kann der Pfad zum Archiv hinterlegt werden.

Error Pfad

Hier kann der Pfad zum Error-Ordner hinterlegt werden.

Anhang Pfad

Hier kann der Pfad angegeben werden, in dem die Anlagen gespeichert werden.

Abschlussregel für das Belegdatum

Wähle hier ein Feld aus, welche Abschlussregel für das Belegdatum verwendet werden soll.

ZUGFeRD aktiv

Hake die Option an, damit der Import von ZUGFeRD aktiviert wird.

Anlagen hochladen

Hake die Option an, damit die Anlagen für die Web-Client hochgeladen werden.

Konfiguration anlegen

Lege die Datenbankkonfiguration an, welche der Softfolio e-Invoice Dienst benötigt.

Maximale Anzahl benannter Benutzer

Die maximal Anzahl an Lizenzen, die für die Softfolio e-Invoice gekauft wurden.

Aktuelle Anzahl benannter Benutzer

Die Anzahl aller User, die eine Lizenz belegen.

Freie Anzahl benannter Benutzer

Die Anzahl der unbelegten Lizenzen.

Hinzufügen

Hier trägst Du den Benutzernamen des Users (1:1) ein, wie dieser auch in der Datenbank hinterlegt ist.

Eine Überprüfung, ob der User existiert, findet nicht statt!

Klicke auf „Regel hinzufügen“ um eine neue Prüfregel anzulegen bzw. auf „Regel bearbeiten“ um eine bestehende Prüfregel zu verändern.

Bezeichnung

Hier legst Du im Feld Bezeichnung einen Namen für die Prüfregel fest.

Bedingung

Hier kannst Du über das + eine Bedingung hinzufügen.

Automatik

Hier legst Du fest, ob diese Regel automatisch initiiert werden soll oder nicht.

• Automatik = Ja | Bei der Erkennung dieses Wertes wird der Beleg direkt zur Prüfung gegeben.

• Automatik = Nein | Hierbei muss die Prüfung für den Beleg händisch gestartet werden. Das erfolgt über den Button Prüfung starten in Rechnungen erfassen.

Prüfer

Speichere die Regel ab und hinterlege im unteren Bereich des Dialogs einen Prüfer bzw. eine Prüfergruppe.

Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge die Belege geprüft werden.

Beispiel:

1. Die Prüfung wird gestartet,

2. Alexander Bien führt die Prüfung

3. Alexander Bien gibt die Rechnung frei.

4. Sage führt die Prüfung durch

5. Sage gibt die Rechnung frei.

Bereich

Hier wird angezeigt, ob die Hinweismeldung sich im Bereich der Kopfdaten oder Positionsdaten befindet.

Feld

Hier wird angezeigt, bei welchem Feld die Hinweismeldung erscheint.

Beschreibung

Hier wird eine kurze Beschreibung der Hinweismeldung angezeigt.

Aktiv

Hier kannst Du die Regel aktivieren bzw. deaktivieren.

Abschließen verhindern

Wird hier der Haken gesetzt, wird bei ungefülltem Feld das Abschließen der Rechnung verhindert.

Symbol

Hier kannst Du das Hinweissymbol aussuchen, dass neben dem Feld erscheinen soll.

HinweisText

Hier kannst Du den Hinweistext anpassen, der erscheinen soll, sobald mit der Maus über das Symbol gefahren wird.

Besteuerung

Hier legst Du eine Besteuerungsart fest.

Zuschlagsart

Hier legst Du fest, welcher Zuschlag für die gewählte Besteuerungsart automatisch ausgewählt werden soll.

Standardfilter

Hier legst Du fest, auf wie viele Monate (in der Vergangenheit) standardmäßig im Rechnungsarchiv gefiltert wird. Es können maximal 120 Monate angegeben werden.

Verfügbar

Hier siehst Du, welche Felder in der Artikelsuche (Suche über das Feld Artikel in den Positionen) verfügbar sind.

Ausgewählt

Hier legst Du fest, nach welchen Feldern und in welcher Reihenfolge in der Artikelsuche gesucht werden kann.