Softfolio e-Invoice - Worum handelt es sich?

Inhalte aus papierbasierten oder elektronischen Dokumenten zu erfassen, zu verschlagworten und zu klassifizieren – eben: digitale Belege zu generieren – wird im Informationszeitalter zunehmend aufwendiger. Denn das Dokumentenaufkommen steigt ebenso wie die Anzahl der Quellen, aus denen es sich speist. Deshalb zählt die schnelle und dennoch zuverlässige Extraktion mittels OCR-Software zu den Schlüsseltechnologien eines modernen und in Teilen sogar automatisierten Dokumentenmanagements.

Mit Softfolio e-Invoice bieten wir Ihnen vollständig in die Sage 100 integrierte Lösung auf Basis einer der leistungsfähigsten Lösungen zur digitalen Belegerfassung am Markt.

Der Prozess

Digitale Belegerfassung

Gleich, ob die Rechnung papierbasiert oder schon per E-Mail als angehängtes PDF eintrifft: Softfolio e-Invoice prüft selbstständig die Konformität jeder Rechnung zur GoBD. Alle benötigten Rechnungsinhalte werden automatisch ermittelt: Rechnungskopf mit Kreditor, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum sowie alle einzelnen Rechnungspositionen.

Workflow zur Prüfung und Freigabe

Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen kann standardisiert und dennoch flexibel an die Anforderungen des Unternehmens erfolgen. Dazu stehen mit der Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung eine Vielzahl von Möglichkeiten und Funktionsmodulen zur Verfügung. Eine automatische Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe sind das Ziel. Bestimmte Funktionsrollen in den Fachabteilungen mit verschiedenen Berechtigungen werden genauso definiert wie Vertreterrollen bei Abwesenheit wie Urlaub oder Krankheitsfällen.

Buchen und Ablage

Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung und Freigabe folgt der Vorgang des Buchens in der elektronischen Rechnungsverarbeitung: Automatisiert übermittelt Softfolio e-Invoice dazu die notwendigen Daten an die Sage 100. Da der Vorgang zu diesem Zeitpunkt den definierten Prüfungsprozess bereits positiv durchlaufen hat, kann die Buchung und die Zahlung der freigegebenen Rechnung in der Sage 100 typischerweise ohne weitere Benutzeraktion stattfinden.