Q&A – Der Lieferant auf dem Beleg wurde nicht erkannt, oder ist falsch, warum?
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Question
Der Lieferant auf dem Beleg wurde nicht erkannt, oder ist falsch, warum?
Answer
Dass der Lieferant nicht erkannt wurde, kann mehrere Ursachen haben.
Die üblichsten Gründe dafür sind nachfolgend aufgelistet:
Nr. 1 – Stammdatenpflege
Die Hauptursache für die Nicht-/Fehlerkennung eines Lieferanten ist, dass die Stammdaten der Lieferanten nicht gepflegt sind.
Die Stammdaten spielen für die Erkennung eine wichtige Rolle – besonders die USt-IdNr. des Lieferanten.
Die USt-IdNr. ist der zweithöchste Wert, an dem ein Lieferant erkannt werden kann. An der Spitze steht der Creditor-Search, welcher allerdings auch nur in Ausnahmefällen eingerichtet wird.
Dementsprechend ist die USt-IdNr. bei der Erkennung eigentlich der maßgebliche Wert, woran ein Lieferant erkannt wird. Selbst, wenn die USt-IdNr. bei dem jeweiligen Lieferanten eingetragen ist, solltest Du bitte prüfen, ob diese nicht auch bei einem anderen Lieferanten hinterlegt ist. Wäre dies der Fall, so kann die OCR-Erkennung sich nicht entscheiden, um welchen Lieferanten es sich auf dem Beleg handelt und wählt keinen!
Nachfolgend die Felder, an denen ein Lieferant erkannt wird (in absteigender Priorität):
Creditor-Search (höchstes Erkennungsmerkmal – wird der Wert des Creditor-Search erkannt, so wird auch der hinterlegte Lieferant erkannt)
USt-IdNr. (zweithöchstes Erkennungsmerkmal – wird eine einzige USt-IdNr auf dem Beleg erkannt und es gibt einen Lieferanten mit dieser USt-IdNr, wird dieser erkannt. Wird mehr als eine USt-IdNr. erkannt, so wird anschließend nach einer IBAN gesucht, um bestimmen zu können, welcher Lieferant es ist).
IBAN (dritthöchstes Erkennungsmerkmal)
E-Mail
Website (URL)
Telefonnummer
Fax
Nr. 2 – Der Beleg selbst
Ist die Qualität des Beleges schlecht bzw. enthält die wichtigsten Informationen wie die USt-IdNr. oder IBAN nicht, so kann nur schwer eine Erkennung stattfinden (genaueres hier).
Nr. 3 – Freigabe für Upload?
Ein weiteres wichtiges Kriterium für die Erkennung von Lieferanten ist, dass dieser für den Upload freigegeben wurden.
Ist das nicht erfolgt, so kann keine Erkennung stattfinden.
Denn bei der Freigabe für Upload wird der Lieferant an die OCR-Erkennung hochgeladen.
Innerhalb der OCR-Erkennung gibt es ebenfalls Stammdaten, welche die wichtigen Lieferanteninformationen wie USt-IdNr, Kreditor-Nr… enthält.
Im Erkennungsprozess greift die OCR-Erkennung auf diese Stammdaten zurück – ist dieser Lieferant nicht hinterlegt, kann dieser nicht erkannt werden!
Nr. 4 – Ausnahmefälle
Natürlich kann es auch sein, dass es Ausnahmefälle gibt, wo es auf den ersten Blick nicht genau klar ist, weswegen der Lieferant nicht erkannt wurde, obwohl alle Kriterien erfüllt wurden. In diesem Fall darfst Du Dich gerne in unserem Support melden, dann schlüsseln wir den Fall gerne zusammen auf.
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