How To - Eigene DMS-Belegart in e-Invoice
Erstelldatum: | Letzte Aktualisierung: | Diese Hilfe ist für die Softfolio e-Invoice Version V2.0.1
Einleitung
Die Softfolio e-Invoice bietet die Möglichkeit, eigene DMS-Belegarten anzusprechen – es gelten allerdings Einschränkungen.
Einschränkungen
Die Belegart, welche angesprochen werden soll, muss auf einer der drei folgenden d.3. Belegarten basieren:
Rechnung (Standardauslieferung)
Schriftverkehr (Standardauslieferung)
Buchungsbeleg (Standardauslieferung)
Einrichtungsbeispiel
In der Tabelle BsPpsBeSageDMSBelegarten sind standardmäßig folgende Belegarten hinterlegt:
Diese Tabelle kann um die gewünschte Belegart erweitert werden.
In folgendem Beispiel wird ein neuer Eintrag "Meine Belegart" angelegt, welcher den Typ "Custom" und das d.3 Dokumentenart Kürzel "TEST" besitzt.
Das Beispiel “Meine Belegart” wurde auf Basis der Dokumentenart „Rechnung“ erstellt (Voraussetzung erfüllt) und somit wird unter der Spalte “d3StructureBase” die Art “RechnungJPL” hinterlegt.
Zusammenfassend ist also wichtig:
Die eInvoiceBelegart muss “Custom” sein, da sonst die d3StructureBase und d3DokumentenartKuerzel nicht beachtet wird.
Die Belegart im DMS muss gleich sein, wie die Belegart Rechnung / Schriftverkehr / Buchungsbeleg.
Je nachdem, auf welcher Belegart Deine eigene d.3 Belegart basiert, musst Du entweder “RechnungJPL”, “SchriftverkehrJPL” oder “BuchungsbelegJPL” hinterlegen.
Im d.3 Dokumentenart Kürzel muss das Kürzel im d.3 Deiner Belegart hinterlegt werden.
Beispielhafter JPL-Inhalt:
dokuart = "TEST"
var_nr = "1"
logi_verzeichnis = "Fr"
bearbeiter = "Sage"
konstrukteur = "Sage"
text[1] = "Archiviert durch e-Invoice"
text[2] = ""
text[3] = ""
text[4] = ""
dok_dat_feld[1] = "123.4100.30005.1897"
dok_dat_feld[2] = "1897"
dok_dat_feld[3] = "Einkauf"
dok_dat_feld[4] = "2025-30005"
dok_dat_feld[7] = "Anders, Pinneberg"
dok_dat_feld[8] = "EDV-Bedarf"
dok_dat_feld[9] = "Pinnaudamm 2"
dok_dat_feld[10] = "25421"
dok_dat_feld[11] = "Pinneberg"
dok_dat_feld[13] = "311"
dok_dat_feld[14] = ""
dok_dat_feld[16] = ""
dok_dat_feld[18] = "2020011"
dok_dat_feld[21] = "1"
dok_dat_feld[33] = "Direktrechnung"
dok_dat_feld[40] = ""
dok_dat_feld[41] = "DE"
dok_dat_feld[50] = "04.11.2020"
dok_dat_feld_60[1] = "K100000"
dok_dat_feld[80] = "123"
dok_dat_feld[81] = "2025"Anwendungsfälle
Diese Funktion eignet sich besonders für Fälle wie z. B. wenn ein Kunde eigene d.3. Belegarten hat, welche lediglich angelegt wurden, um unterschiedliche Berechtigungen im DMS abzubilden.
Ein Beispiel hierfür ist eine Belegart für vertrauliche Dokumente, auf die nur die Geschäftsleitung zugreifen kann.
Dann kann im Softfolio.pps Cockpit > DMS-Integration gesteuert werden, dass diese Belegart bei vertraulichen Belegarten angesprochen werden soll.