Benutzerabhängige Datenfilter
Erstelldatum: | Letzte Aktualisierung: | Diese Hilfe ist für die Softfolio e-Invoice Version V1.3.1
Im Rahmen der e-Invoice besteht die Möglichkeit, die Sichtbarkeit sensibler und/oder vorgangsfreier Rechnungen, beispielsweise in den Sage-Standard-Belegauskünften, für bestimmte Benutzer gezielt einzuschränken. Diese Anpassungen können optional vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf vertrauliche Informationen nur autorisierten Nutzern gewährt wird.
Die Umsetzung erfolgt anhand zweier wesentlicher Kriterien:
Vorgangsbezug der Rechnung: Ein entscheidendes Kriterium ist, ob eine Rechnung einen Bezug zu einem Vorgang, wie einer Bestellung oder einem Wareneingang, aufweist. Sobald kein solcher Vorgangsbezug besteht, können diese Rechnungen ausgeblendet werden, um sicherzustellen, dass vorgangsfreier Rechnungen nur eingeschränkt zugänglich sind.
Vertraulichkeitskennzeichnung: Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Rechnungen in der e-Invoice manuell als vertraulich zu kennzeichnen. Durch das Setzen eines entsprechenden Vertraulichkeitsstatus können Rechnungen gezielt ausgeschlossen und nur für berechtigte Benutzer sichtbar gemacht werden.
Diese Sichtbarkeitsbeschränkungen werden durch den Einsatz von Datenfiltern realisiert. Bei Bedarf können diese separaten Metadaten zur Definition spezifischer Filterkriterien angefordert werden, um die gewünschten Einstellungen präzise umzusetzen.
Beleg als vertraulich kennzeichnen
Im Register „Userfelder“ ist es erforderlich, das entsprechende Feld für „Vertraulichkeit“ zu aktivieren. Durch das Setzen dieses Häkchens wird die jeweilige Rechnung als vertraulich gekennzeichnet, wodurch die Sichtbarkeit der Rechnung gemäß den festgelegten Zugriffsrichtlinien eingeschränkt wird. Diese Markierung sorgt dafür, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Inhalte erhalten, was den Datenschutz und die Sicherheit sensibler Daten gewährleistet.
Das Feld kein Vorgangsbezug kann nicht manuell bearbeitet werden, da dieses automatisch durch e-Invoice gefüllt wird.
Einstellungen in den benutzerabhängigen Datenfilter von Sage
Im Menüpunkt „Administration/Benutzerabhängige Datenfilter“ wird im Feld „Benutzer“ der entsprechende Benutzer ausgewählt, für den die Datenfilterung angewendet werden soll. Diesem Benutzer wird anschließend der Datenfilter „e-Invoice Buchungsbelege“ zugewiesen.
Über die festgelegten Bedingungen kann die Sichtbarkeit von vertraulichen und/oder vorgangsfreien Belegen gesteuert werden:
Mit der Bedingung „e-Invoice ist vertraulich“ werden alle als vertraulich gekennzeichneten Belege in den verschiedenen Sage-Standard-Belegauskünften für den ausgewählten Benutzer ausgeblendet.
Mit der Bedingung „e-Invoice kein Vorgangsbezug“ werden alle Belege ohne Vorgangsbezug (z.B. ohne Bestellung oder Wareneingang) in den Belegauskünften für den Benutzer ausgeblendet.
Um einem Benutzer sowohl den Zugriff auf vertrauliche als auch auf vorgangslose Rechnungen zu verwehren, müssen beide Bedingungen durch eine AND-Verknüpfung miteinander kombiniert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Benutzer keinen Zugriff auf Rechnungen erhält, die entweder als vertraulich markiert sind oder keinen Vorgangsbezug aufweisen.
In diesem Beispiel werden für den Benutzer Sage alle über e-Invoice erstellten Rechnungen, die sowohl als vertraulich gekennzeichnet sind als auch keinen Vorgangsbezug aufweisen, ausgeblendet.