Benachrichtigungen

Bei jeder Aktion oder Statusänderung kann automatisch eine Benachrichtigung an einen bestimmten Benutzer oder an eine Prüfergruppe per E-Mail versendet werden. Die Benachrichtigungen lassen sich dabei individuell konfigurieren.

Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Benutzer bei Änderungen automatisch informiert werden sollen.

Aktion

Bestimmen Sie, bei welchem Prozessereignis die Benachrichtigung ausgelöst wird.

Typische Beispiele im Bestellkontext sind:

Prüfprozess starten
Prüfprozess abbrechen
Freigegeben
Ablehnen
…

Die gewählte Aktion definiert den exakten Auslösemoment der Nachricht.

Aktiv

Steuert, ob die Benachrichtigung aktuell wirksam ist:

✔ → Die Benachrichtigung wird automatisch versendet, sobald die gewählte Aktion eintritt.
Kein Haken → Die Benachrichtigung ist deaktiviert, bleibt aber im System gespeichert.

Dokumente anfügen

Legen Sie fest, ob der Benachrichtigung automatisch relevante Dokumente beigefügt werden sollen (z.B. PDF der Anforderung oder weitere Unterlagen).

An

Definiert die Empfängergruppe der Benachrichtigung. Über die Schaltfläche […] können Platzhalter eingefügt werden.

Mögliche Optionen:

Anlagebenutzer – die Person, die die Bestellanforderung erstellt hat. So wird der Ersteller über den Bearbeitungsstand informiert (z.B. bei Freigabe, Ablehnung oder Bestellung).
NächsterPrüfer – die Person, die im nächsten Schritt des Freigabeprozesses für die Prüfung oder Freigabe zuständig ist.

CC

Zusätzliche Empfänger, die die Nachricht in Kopie erhalten. Über die Schaltfläche […] können Platzhalter eingefügt werden.

BCC

Zusätzliche Empfänger, die die Nachricht verdeckt in Kopie erhalten. Über die Schaltfläche […] können Platzhalter eingefügt werden.

Betreff

Der Betreff erscheint als Titel der Benachrichtigung. Er sollte den Inhalt prägnant wiedergeben, z.B.:

„Neue Bestellanforderung zur Prüfung“
„Wareneingang zur Bestellanforderung“

Über die Schaltfläche […] können Platzhalter eingefügt werden.

Nachricht

Hier können Sie den Text der E-Mail definieren. Über die Schaltfläche […] können Platzhalter eingefügt werden, um Inhalte dynamisch zu ergänzen.

Beispiel:

CODE

Bitte prüfen Sie folgende Bestellanforderung:
Banf-Nr.: {$Belege:Nummer}
Artikel: {$Positionen:Artikelnummer}
Bezeichnung 1: {$Positionen:Bezeichnung1}
Bezeichnung 2: {$Positionen:Bezeichnung2}
Menge: {$Positionen:MengeBasis} {$Positionen:MengeBasiseinheit}

Direkt zur Prüfung: {$System:LinkBeleg}