Erstellen einer Exportdatei
Vorbereitung (Belegerfassung)
Im Hauptmenü unter Verkauf → Verkaufsbelege bearbeiten können Sie einen Beleg erstellen für den eine Exportdatei erstellt werden soll.
Nach der Eingabe aller Verkaufsdaten (Kunde & Positionen) müssen noch weiter Felder für den Export ausgefüllt werden.
Dort müssen im Reiter Zolldaten die Felder Verkehrszweig, Geschäftsart, Kennnummer Sendung, Lieferbedingung Ort, Verkehrszweig Aussen, Beförderungsart, Kennzeichen Schifffahrt und Ausgangszollstelle korrekt ausgefüllt werden.
Die oben genannten Felder könnten wie folgt ausgefüllt werden (Beispiel):
Auf dem Bild (oben) würde der Export In- und Auslands über den Straßenverkehr ablaufen. Die Sendung würde über die Ausgangszollstelle in Bremerhaven exportiert werden, und mit dem EXW versehen sein.
Im Reiter Positionen müssen pro Position rechts am Rand die Felder der Zolldaten ausgefüllt bzw. überprüft werden.
Aktualisieren der Positionen der Zollerklärung
Sollten Sie während dem Erstellen eines Belegs Änderungen an den Stammdaten vorgenommen haben, so müssen Sie die Positionen für die Zollerklärung aktualisieren.
Dies machen Sie im Reiter Positionen über das Hamburgermenü. Dort auf Softfolio AES und dann auf Aktualisiere Positionen für Zollerklärung.
Diese Funktion kann auch verwendet werden, wenn ein Beleg bereits erstellt wurde und die Zolldaten nochmals aktualisiert werden müssen.
Erstellen der Export-Datei
Wenn Sie alle erforderlichen Zolldaten angegeben haben, können Sie nun die Export-Datei erstellen.
Dort gibt es zwei Möglichkeiten: mit oder ohne Druck.
Über das Hamburgermenü können Sie über Softfolio AES die beiden Optionen Export Zollerklärung und Export Zollerklärung mit Druck auswählen.
Bei beiden Optionen wird der Beleg gespeichert und kann je nach Auswahl auch direkt bei dem konfigurierten Druck ausgedruckt werden.
Tipp: Man kann über das Hamburgermenü → Einstellungen → Schaltflächen anpassen die beiden o.g. Felder als Schaltfläche ganz oben einblenden.
Hat man die Zollerklärung exportiert bekommt man zuerst eine Bestätigung dafür.
Nun kann man unter dem im Cockpit hinterlegten Dateipfad die Export-Datei auffinden. In diesem Fall ist es “C:\Softfolio Service\96_Softfolio_Module\AES”. Dort werden die Dateien als Textdatei aufgelistet
Sollte noch kein Pfad für die Export-Dateien angelegt worden sein, dann werden Sie nun aufgefordert einen anzugeben.
Um die Dateien eindeutig identifizieren zu können, wird der Dateiname wie folgt zusammengesetzt:
Jahr-Belegnummer_Jahr/Monat/Tag_Uhrzeit_MatchcodeKunde
Beim Matchcode des Kunden werden nur die Anfangsbuchstaben genutzt.
Die vom System erstellten Dateien können nun so bei der BEO-Software hochgeladen werden und aus diesen die Ausführanmeldung erstellt werden.